Delegowanie wielu o tym mówi, niewielu to robi…

© pressmaster - Fotolia

Delegowanie jest ważne jeszcze z jednego powodu. Jeśli chcesz rozwijać swoje przedsięwzięcie, ale przy 3 czy 4 pracownikach masz już mało czasu na działania strategiczne, to powstaje pytanie, czy poradzisz sobie z organizacją swojego biznesu, gdy pracowników będzie 7 czy 8. Prawdopodobnie dojdziesz do pewnej granicy własnej wytrzymałości. Kalendarz każdego z nas ma 7 dni w tygodniu, a doba liczy 24 godziny. Wraz z rozwojem biznesu wzrasta liczba zadań i odpowiedzialności, należy więc zadać sobie pytanie, do jakiej granicy wytrzymałości i własnej odporności jesteś w stanie dojść. Tutaj często popadamy w pułapkę własnego zaangażowania i zamiast dzielić się zadaniami, często chcemy je wszystkie realizować samodzielnie, a pracownicy mają „tylko pracować”. Dlatego delegowanie okazuje się jedną z najczęściej niewykorzystywanych kompetencji szefa małej firmy. A jednocześnie powodujących najwięcej frustracji i będących przyczyną zniechęcenia („bo tyle pracy, a nie ma mi kto pomóc”). Aby więc skutecznie nauczyć się delegowania zadań, dzięki czemu będziesz mieć czas na zajęcie się faktycznie ważnymi sprawami, warto przeanalizować te nasze wewnętrzne obawy, które uniemożliwiają nam delegowanie.

Większość z tych „blokad” znajduje się w nas samych i od naszego działania i pracy nad sobą oraz zaufaniem do innych będzie zależeć, czy będziemy delegować czy nie.

Po pierwsze: często odczuwamy strach przed utratą kontroli nad wszystkim, co się wokół nas dzieje. Przypomina to sytuację, gdy masz wejść do pokoju, w którym nie ma światła, i nie wiesz, czy nie potkniesz się o jakiś przedmiot leżący na podłodze. Sytuacja taka dotyczy szczególnie tych szefów, którzy zaczynali swoje przygody z biznesem samodzielnie i „od zawsze” byli za wszystko odpoodpowiedzialni. W momencie gdy pojawiają się kolejni pracownicy, nawał obowiązków wzrasta, ale nieczęsto idzie za tym automatyczna umiejętność delegowania zadań.

Po drugie: przyczyną niechęci do delegowania jest obawa przed utratą poczucia bycia niezbędnym w firmie. Z jednej więc strony słyszymy narzekania w stylu „ileż to ja mam pracy”, ale z drugiej strony podświadomie boimy się, że jako szefowie staniemy się niepotrzebni – a raczej że w taki sposób zaczniemy o sobie myśleć.

Po trzecie: często odczuwamy obawę przed byciem posądzonym o nieróbstwo. Nad wyraz często osoby, które sprawnie delegują zadania, są traktowane przez innych (często pracowników) jako cwaniaki, które chcą się dorobić kosztem ich ciężkiej pracy, a sami jako szefowie to „nic nie robią, tylko jeżdżą fajnymi autami na obiadki” (cytat z jednego z pracowników). Należy podkreślić, że to właśnie dzięki tym „obiadkom” (spotkaniom biznesowym) z kontrahentami między innymi ten cytowany pracownik ma zapewnioną pracę poprzez zlecenia od kontrahentów i wypłatę z niezłą premią. Musisz się więc zastanowić, czy jako szef widzisz się nadal jako pracownik wykonujący pracę w salonie i nadzorujący każdy ruch podwładnych, czy jako człowiek, który niekoniecznie musi pracować więcej, ale przede wszystkim sprawniej i skuteczniej. A liczba przepracowanych godzin czy miejsce pracy nie ma znaczenia. Liczy się skuteczność podejmowanych decyzji i końcowy efekt w postaci zleceń, klientów, obrotów firmy i rentowności.

Po czwarte: wielu szefów po prostu nie wie, w jaki sposób delegować zadania (czyli „jak to zrobić, żeby dobrze zrobili robotę”). Delegowanie nie może ograniczać się do stwierdzenia „masz to zrobić!” (czasami z dodatkiem motywującym „liczę na ciebie”). To przede wszystkim procedura postępowania, w której ważne jest nie tylko zapewnienie właściwych zasobów do realizacji zadania, ale też wyjaśnienie istoty delegowanego zadania i wskazanie stopnia jego ważności dla funkcjonowania firmy.

Należy jasno podkreślić, że delegując zadanie jako menedżer, nie pozbywasz się odpowiedzialności za końcowy efekt pracy. Tym przede wszystkim różni się delegowanie od tzw. spychologii, polegającej na ucieczce od zadań i odpowiedzialności. Dlatego tak ważne jest to, aby do realizacji zadań wybrać nie tylko kompetentne, ale i odpowiedzialne osoby. Wyobraź sobie, że jako właściciel małego salonu kosmetycznego masz przygotować dokumenty do miesięcznego rozliczenia księgowego. Zawsze przygotowujesz to samodzielnie, ale postanawiasz delegować to zadanie pracownikowi, aby te dokumenty przygotował i dostarczył do biura rachunkowego, które obsługuje twój salon. Odpowiedzialność za końcowy efekt polega na tym, że jeśli twój pracownik nie zrealizuje tego zadania, to konsekwencje przed urzędem skarbowym poniesiesz ty, jako właściciel, który nie dopełnił obowiązku rozliczenia miesięcznego, a nie twój pracownik. Oczywiście możesz później wyciągnąć konsekwencje wobec takiego pracownika, ale nie zmieni to faktu, że ostateczna odpowiedzialność spoczywa na tobie. Taka obawa przed zawiedzionym zaufaniem i późniejszymi konsekwencjami jest jednym z częstych powodów, dla których szefowie-menedżerowie nie delegują zadań. W tym miejscu najczęstsze wypowiedzi to: „sam zrobię to lepiej”, „sam zrobię to szybciej”, „zbyt dużo czasu stracę na wyjaśnianie, o co mi chodzi”, „nie mam z kim pracować, moi podwładni nie są dostatecznie kompetentni”. Któreś z nich brzmi znajomo?

Zdarza się też forma swoistego masochizmu: nie delegujesz i narzekasz, że na nic nie masz czasu i jesteś zarobiony po uszy, ale… po prostu lubisz ten stan!

Kiedy więc delegować zadania

Jeśli twój kolejny dzień przypomina jazdę kolejką górską i nie wiesz, o której zakończysz ostatnie spotkanie czy zadanie, to nadszedł ten moment, aby poważnie popracować nad przekazywaniem zadań innym osobom. Kiedy powinieneś delegować? Z pewnością wtedy, gdy czujesz się przytłoczony obowiązkami. Uwaga: chwilowy natłok pracy to jeszcze nie przytłoczenie. Warto się jeszcze zastanowić, czy nie wynika to z braku umiejętności organizowania sobie czasu i wyznaczania priorytetów do realizacji. Zastanów się nad zwiększeniem ilości delegowanych zadań, gdy często musisz pracować po godzinach, zabierasz pracę do domu (a bynajmniej nie pracujesz w tzw. trybie home office), a także gdy podwładni często przychodzą i pytają „co mamy robić?”. Warto popracować nad umiejętnością delegowania także wtedy, gdy musisz szczegółowo i dokładnie kontrolować pracę podwładnych, a zamiast planować, co będziesz robić za 6 czy 10 miesięcy – gasisz pożary i zarządzasz kryzysami. Warto w tym miejscu zacytować inspirującą wypowiedź Petera Druckera – guru zarządzania: „Najlepsi menedżerowie zajmują się tylko najważniejszymi sprawami, a drugorzędnymi nie zajmują się wcale”. No właśnie, aby tak się stało, trzeba podjąć odważną decyzję o delegowaniu części swoich zadań i pogodzeniu się z faktem, że co prawda nikt nie zrobi danego zadania tak dobrze jak ty, ale godzina każdego z nas ma dokładnie 60 minut.