Jak umiejętnie zarządzać czasem

Kiedy myślimy o organizowaniu sobie czasu, najczęściej staje nam przed oczami tradycyjny sposób – sporządzenie listy zadań do wykonania i realizacja jej punkt po punkcie. Bywa to skuteczne, ale w taki sposób robimy sobie z życia fabrykę, a sami stajemy się czymś na kształt zaprogramowanych robotów. Przy pomocy kilku prostych trików można spróbować podejść do tej kwestii w nieco inny sposób. Bardziej ludzki.

Przede wszystkim odpowiedzmy sobie na kilka pytań. Czy dotychczas stosowany sposób organizacji czasu jest się sprawdza? Czy rzeczywiście robimy to co zaplanowaliśmy? Czy robimy to co rzeczywiście chcemy robić? Czy sprawia nam to przyjemność, czy raczej zmuszamy się do działania?

Jeśli odczuwamy ciągłe znużenie, zmęczenie, zniechęcenie i stres wynikający z niedopełnienia obowiązków - to sygnał żeby coś zmienić. Najlepiej szybko i radykalnie. Oto kilka porad, które pomogą w sposób bardziej efektywny – i przyjemny – zorganizować sobie codzienność.

Dobry początek

Nasz organizm – zarówno ciało jak i psychika - funkcjonuje lepiej, jeśli na początku dnia wprowadzi się go na odpowiednie obroty. I nie chodzi tu o filiżankę mocnej kawy – choć ta jest niezbędna jeśli ktoś przyzwyczaił się do jej działania. Najlepszym sposobem na poranne „podkręcenie” organizmu są ćwiczenia fizyczne. Jakiekolwiek, co kto lubi. Mogą to być dosłownie parominutowe ćwiczenia rozciągające i oddechowe, może to być krótsza lub dłuższa przebieżka, ćwiczenia na siłowni, trening jogi, sztuki walki… Ważne żeby się poruszać (oczywiście bez przesadnego przemęczenia) – dzięki temu zarówno ciało jak i umysł pracuje lepiej przez cały dzień i łatwiej możemy stawić czoła rzeczywistości.

W zgodzie z wewnętrznym zegarem

Każdy z nas ma swój zegar biologiczny, pracujący w charakterystycznym, unikalnym rytmie. Warto wsłuchiwać się w ten rytm i żyć zgodnie z nim. W ciągu dnia mamy okresy większej i mniejszej produktywności. Z reguły ludzie są najbardziej efektywni w godzinach rannych i przedpołudniowych, czasami jednak zdarza się że chęć i możliwość wykonania określonych zadań przychodzi dopiero wieczorem, czy wręcz w nocy. Dlatego dobrze jest zaplanować wszelkie działania właśnie na ten czas, kiedy możemy to zrobić więcej, szybciej, efektywniej i mądrzej. Próbując na siłę oszukać ten wewnętrzny zegar, będziemy mniej produktywni i zamiast pracować, będziemy zmagać się sami ze sobą, z rzeczywistością i grzęznąć w obowiązkach.

Najpierw przyjemność (jeśli to możliwe)

Jeśli znajdujemy się w tej komfortowej sytuacji, że możemy sami decydować o kolejności w jakiej będziemy wypełniać czekające nas obowiązki, warto zacząć od tych rzeczy, których zrobienie sprawi nam przyjemność – albo przynajmniej będzie wiązało się z najmniejszą możliwą dolegliwością. Zawsze to jedno zadanie odhaczone – a świadomość dobrze spełnionego obowiązku naładuje nas pozytywną energią i da siłę do walki z innymi, mniej przyjemnymi zadaniami.

Inne spojrzenie

Niestety, zawsze mamy do zrobienia rzeczy, których robić nie lubimy, do załatwienia sprawy trudne, nudne, przykre, czasochłonne. Na tyle na ile to możliwe, warto w takich sytuacjach nieco zmienić optykę i przestać traktować je jako przykre obowiązki. Zamiast tego spojrzeć na nie jak na coś, co po prostu trzeba zrobić – jak najszybciej i jak najlepiej. Im szybciej sobie z tym poradzimy, tym szybciej będziemy mogli zająć się tym co sprawia nam przyjemność. Im lepiej – tym większe prawdopodobieństwo, ze nie trzeba będzie do tego wracać i nic poprawiać. Właśnie tak patrzmy na to wszystko czego serdecznie nie cierpimy. Uznajmy że jest to konieczne, a nie przykre.

Warto zwolnić

Często zdarza się, że w nawale obowiązków staramy się zrobić wiele rzeczy na raz. Wydaje nam się że wszystko dookoła nas popędza, że wszystko musi być robione właśnie teraz, zaraz, szybko. W efekcie mamy pootwieranych mnóstwo spraw i żadnej z nich nie poświęcamy tyle uwagi, ile jej w rzeczywistości wymaga. Co gorsza, w tym zamieszaniu wydaje nam się, że to wszystko tak właśnie ma wyglądać, że to normalne. Tymczasem nie jest to ani normalne ani tym bardziej zdrowe. Tracimy tylko czas, a sprawy są wciąż niezałatwione.

Powinniśmy zrobić jedno - zatrzymać się, zwolnić, przynajmniej od czasu do czasu – oczywiście tam gdzie to możliwe – skupić się na jednej konkretnej rzeczy i załatwić ją od początku do końca. Dzięki temu zyskamy więcej czasu na pozostałe i pozytywną energię wynikającą z faktu że jedno mamy za sobą.

Zdrowy odpoczynek

Czasami trzeba po prostu odpocząć i zrobić sobie przerwę od pracy – czy to kilkunastominutową (w skali dnia), czy dłuższą – choćby wolny weekend. To jak zagospodarujemy ten wolny czas jest również niezwykle istotne. To musi być rzeczywiście odpoczynek, a nie jego namiastka. To czas, w którym mamy naładować baterie, a nie dodatkowo ją wyeksploatować. Jeśli na przykład pracujemy głównie przy komputerze – nie wykorzystujmy krótkich przerw tylko na siedzenie na facebooku, czy bezmyślnym przeglądaniu internetu. Lepiej jest odejść od komputera, pospacerować chwilę, odetchnąć powietrzem, czy pójść do kuchni (własnej czy firmowej), zrobić kawę… cokolwiek, byle nie siedzenie przy komputerze.

Jeśli chodzi o przerwy dłuższe – wieczór, weekend, wolny dzień – przeznaczmy je na zdrową aktywność. Jasne, najłatwiej jest się „zrestetować” przy pomocy alkoholu (i innych używek) i w dobrym towarzystwie. I słusznie, czasem można, jednak nadużywanie tej formy relaksu nie tylko nie przysłuży się naszemu zdrowiu, ale i negatywnie wpłynie na efektywność pracy. Organizm w ten sposób eksploatowany nie odpoczywa, tylko męczy się jeszcze bardziej. Może więc zamiast trzydniowego weekendowego picia (wieczorami) i dochodzenia do siebie (w dzień) lepiej wybrać się w góry, czy inne pobliskie miejsce weekendowych wypadów? Wycieczka rowerowa, narty, kajaki – jest całe mnóstwo różnych fajnych form aktywności, które podładują nasze akumulatory i pozwolą zajechanemu organizmowi złapać właściwy rytm.

Uczcij sukces

Jeżeli uda nam się doprowadzić jakąś większą sprawę do końca – warto uczcić to w jakiś sposób. Szampanem, zakupami, wyjściem do klubu, kolacją, wolnym dniem… Czymkolwiek, byle było mniejsze lub większe święto. Takie nagradzanie się pozwala zachować równowagę i z większym zapałem przystępować do rozwiązywania kolejnych zadań. Najgorsze co możemy zrobić, to natychmiast po skończeniu czegoś trudnego rzucać się w wir nowych obowiązków. Nie dość że zepsujemy całą satysfakcję z dobrze wykonanej pracy, to brak odpoczynku spowoduje, że nie będziemy tak efektywni i skuteczni jak moglibyśmy być.

Zawsze coś...

Jeśli juz uda nam się wprowadzić w życie tych kilka prostych zasad, musimy pamiętać jeszcze o jednym. Zaakceptujmy fakt, ze zawsze jest coś do zrobienia i zawsze będzie nad głową „wisieć” coś niezałatwionego. Przestańmy traktować to jako problem, tak po prostu musi być – bo tak. Każdy dzień to kolejna okazja do zrobienia czegoś, a nie kolejny odcinek zmagania się z rzeczywistością zwalającą na głowę kolejne obowiązki. To nie obowiązki, tylko sprawy do załatwienia i przyjemność wynikająca z faktu że zostały załatwione. Niech właśnie ta przyjemność będzie celem – wtedy łatwiej i efektywniej będziemy mogli podchodzić zarówno do planowania jak i wprowadzania tych planów w życie.

Michał Domański